Automatizza e semplifica la gestione di stipendi e buste paga con un valido gestionale paghe

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Cos’è un gestionale paghe?

Molte aziende non sono ancora coscienti dell’enorme perdita di tempo che comporta il calcolo delle buste paga dei dipendenti, soprattutto se realizzato manualmente o tramite obsoleti fogli di calcolo. Un software gestionale per le paghe è un sistema informatico ideato per semplificare il lavoro delle persone che hanno il compito di amministrare ed effettuare il calcolo delle buste paga, che si tratti del dipartimento risorse umane di una grande azienda o dell’incaricato di una piccola o media impresa o ancora dello studio paghe a cui viene affidata tale mansione.

Tale soluzione informatica è dotata di un database in cui vengono raccolte le informazioni riguardanti il rapporto contrattuale del dipendente con l’azienda, il tipo di giornata contrattata, le giornate di permesso o ferie usufruite, gli straordinari effettuati o i permessi presi,... Tutti dati che vengono poi combinati con quelli relativi a trattenute, ritenute ed obblighi fiscali per calcolare la retribuzione corrispondente mese per mese e persona per persona.

Queste soluzioni consentono di ridurre la comparsa di errori nel calcolo dei salari e di potenziare al massimo la gestione di tali processi amministrativi. Inoltre fa diminuire il carico di lavoro dello staff o del responsabile automatizzandone i compiti in modo semplice tramite un programma.

Un buon software per le risorse umane centrato però sul calcolo delle buste paga ottimizza i tempi e migliora la produttività del responsabile grazie alla sua facilità d’uso, ad un’interfaccia intuitiva e ad una buona esperienza utente.

Come se non bastasse, il software gestionale per le paghe costituisce un grande aiuto per garantire il rispetto delle normative legali e fiscali vigenti in ogni momento.

 
Un programma gestionale paghe si occupa di generare le buste paga dei dipendenti in maniera efficiente e precisa, con calcoli automatizzati in funzione di contratti, trattenute, ritenute, obblighi fiscali, contributi, congedi, liquidazioni, ecc.
 

Funzionalità di un software gestionale per le paghe

  • Creare ed amministrare schede profilo dei dipendenti, con le informazioni di tutto il personale.
  • Calcolare il salario netto dei dipendenti in maniera rapida.
  • Stilare contratti ufficiali su modelli già pronti per poterli trasmettere direttamente alla previdenza sociale.
  • Definire le buste paga in base al tipo di giornata lavorativa e CCN, agli straordinari o ai permessi dei dipendenti, alle ferie non godute etc.
  • Emettere cedolini in maniera elettronica sicura ed efficiente.
  • Rendere più agevole l’invio di bonus e liquidazioni ai dipendenti.
  • Realizzare comunicazioni e adempimenti verso enti e casse previdenziali.
  • Gestire le pratiche amministrative e lavorative, ai sensi degli obblighi legali e fiscali di ogni Paese.
  • Ottenere il registro di dipendenti, con date di assunzione o congedo, scatti etc.
  • Accedere allo storico delle ultime transazioni e delle altre operazioni realizzate.
  • Monitorare in maniera completa i dipendenti, i loro permessi presi, gli scioperi a cui hanno aderito o le ferie già godute con avvisi in caso di scadenze od irregolarità.
  • Gestire i pagamenti delle buste paga dei dipendenti in percentuale o per giornate concrete, oltre che emettere cedolini e certificati ufficiali.
 

Accessibilità dei sistemi in cloud

Sebbene molte aziende continuino ad alloggiare le proprie soluzioni nei server interni, sono sempre di più quelle che si affidano al cloud per immagazzinare i propri programmi per le paghe o per altri tipi di gestione contabile od amministrativa.

  • Implementando un sistema online gestionale delle paghe avrai accesso ai dati dei dipendenti da qualsiasi luogo ed in qualsiasi momento, occorrerà solo un dispositivo con connessione ad internet. 
  • Un software in cloud, inoltre, è molto più accessibile per una piccola e media impresa, in quanto grazie alla modalità SaaS i prezzi sono più contenuti poiché non si pagano licenze ma si paga solo in base all’uso del programma e delle sue funzionalità.
  • Grazie al cloud avrai l’opportunità di realizzare copie di sicurezza automatizzate e pensare a diversi livelli di accesso. Gli aggiornamenti, inoltre, si realizzeranno automaticamente.
 

Requisiti minimi di un buon programma gestionale per le paghe

Legislazione: la prima caratteristica che deve avere un software gestionale per le paghe è quella di rispettare tutte le normative legali vigenti, tra di esse il calcolo corretto delle trattenute. Inoltre deve consentire di stampare cedolini e documenti ufficiali richiesti dalle autorità e di gestire in maniera ottimale la rendicontazione di malattia, ferie e permessi.

Integrazione: un altro aspetto fondamentale è che il sistema sia capace di integrarsi con altri applicativi presenti in azienda, per centralizzare la gestione delle informazioni.

Scalabilità: un software gestionale per le paghe deve essere flessibile e scalabile per integrare od eliminare funzionalità quando compaiono nuove necessità in azienda o quando lo staff cresce.

Servizio tecnico: quando si sceglie un programma per le paghe, è molto importante valutare anche l’assistenza tecnica del fornitore della soluzione per garantire che fornirà l’appoggio necessario a fronte di qualsiasi tipo di imprevisto.

 
 

Vantaggi di utilizzare un software gestionale per le paghe

  1. Automatizzare il calcolo di buste paga ed i processi di assunzione e fine rapporto.
  2. Semplificare il calcolo di trattenute e ritenzioni e l’invio di notifiche riguardanti i contributi.
  3. Risparmiare tempo nella maggior parte dei processi amministrativi lavorativi.
  4. Ridurre al minimo i costi operativi ed avere un maggior controllo dei flussi di lavoro.
  5. Migliorare la soddisfazione dei dipendenti e la loro visione aziendale riducendo al massimo la comparsa di errori, ritardi ed imprevisti grazie all’automatizzazione dei processi.
  6. Garantire la sicurezza delle informazioni riguardanti gli stipendi, limitando l’accesso al sistema e consentendo solo agli utenti selezionati di consultare e manipolare dati.
 
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