Trova il software IVR, il risponditore automatico di cui ha bisogno la tua attività

Un buon servizio di assistenza è fondamentale per aiutare i clienti a trovare informazioni o a risolvere i problemi rapidamente. I software con risponditore automatico costituiscono uno strumento essenziale per realizzare questo compito. I programmi di questo tipo possono arrivare ad utilizzare sistemi di riconoscimento di voce o tonalità per identificare ed indirizzare la persona che chiama all’operatore più qualificato, cosa che genera una migliore esperienza per i clienti.

 
 
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Cos’è un software IVR?

Il contact center dotato di IVR (Interactive Voice Response) è un sistema che interagisce con le persone tramite registrazioni di voce ed il riconoscimento di risposte semplici. Dunque si tratta di uno strumento di risposta interattiva destinato a captare informazioni tramite telefono, che consente di accedere a servizi di informazione e ad altre operazioni risparmiando ed ottimizzando il tempo degli operatori.
Ogni contact center ha le proprie caratteristiche e necessità particolari ed è quindi importante trovare il software con risponditore automatico che si adatti alla perfezione a tali requisiti.

 

Grazie a un sistema di risposta vocale interattiva potrai ridurre i tempi di attesa dei tuoi clienti e il tempo impiegato dai tuoi operatori per risolvere la problematica

 

Funzioni dei sistemi IVR

Per offrire la miglior assistenza al cliente, un sistema di risposta vocale interattiva può esserti di grande aiuto. Ecco alcuni dei moduli con cui uno strumento di questo tipo può funzionare:

  • Personalizzazione dei messaggi
  • Creazione automatica di ticket tramite le chiamate
  • Percorsi organizzati a gruppi
  • Distribuzione di chiamate agli agenti disponibili
  • Gestione dei clienti in attesa
 

Vantaggi dell’utilizzo di un buon software IVR

 

Di seguito elenchiamo i vantaggi di cui oggi possono godere migliaia di aziende che hanno deciso di implementare nel proprio business un software con risponditore automatico:

  • Snellisce la gestione del business: canalizza i bisogni dei clienti in modo tale che, quando comunicano con l’azienda, vengano indirizzati al dipartimento di loro interesse.
  • Riduce i tempi di attesa: invia le chiamate automaticamente agli agenti disponibili per accorciare il tempo di attesa dei clienti.
  • Incrementa l’operatività: generando automaticamente ticket potrai ricevere sempre segnalazioni e informazioni.
  • Aumenta la fidelizzazione del cliente: l’assistenza personalizzata e di qualità aiuta l’azienda a posizionarsi come un’impresa professionale e con un’ottima assistenza al cliente.
  • Migliora la qualità delle chiamate: incrementa la qualità delle chiamate e ne riduce la durata raccogliendo informazioni prima che la persona che chiama parli con un operatore dal vivo. I dati raccolti possono aiutare l’operatore a snellire la chiamata.
 
software risponditore automatico
 

3 modi per ottimizzare l’esperienza attraverso un programma IVR

1. Offri poche opzioni ma che siano importanti
Sebbene sia importante essere specifici, ricorda sempre che i clienti vogliono risparmiare tempo. Assicurati che le opzioni dell’IVR contengano solo informazioni essenziali e che non facciano perdere tempo ai clienti con informazioni inutili. Ad esempio, sarebbe un errore obbligare i clienti a leggere o ad ascoltare offerte promozionali molto lunghe o incitarli a seguirti sui social network. Questo, infatti, potrebbe distrarli, fargli perdere tempo o, peggio ancora, la pazienza. La cosa migliore da fare è offrire opzioni separate per ogni offerta, che siano veloci e concrete, in modo tale che i clienti possano scegliere se accedervi o meno.

2. Aggiorna regolarmente i menù
Cerca sempre di migliorare i menù IVR e di aggiornare le opzioni. Ad esempio, se l’azienda ha vuole promuovere un nuovo servizio o aperto un nuovo dipartimento, assicurati che ci siano opzioni separate per l’accesso rapido a tali informazioni. Inoltre le opzioni dei clienti possono rivelare se la tua azienda ha bisogno di migliorare l’esperienza vocale interattiva. Presta attenzione ed aggiorna regolarmente i menù, realizzando anche prove sulla qualità dell’audio ed assicurandoti che i clienti abbiano la miglior esperienza possibile.

3. Indirizza i clienti verso gli agenti più adatti
Indirizzare i clienti verso agenti che non sono in grado di rispondere alle loro domande può risultare frustrante e, inoltre, toglie molto tempo al tuo personale. Per questo sarà fondamentale associare i clienti agli agenti più qualificati per rispondere alle loro necessità.  

 

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Come hai potuto vedere, l’implementazione di un IVR rende più facile lo svolgimento di molti compiti e ti garantisce migliori risultati in termini di comunicazione con il cliente. Non attendere oltre: trova rapidamente il software migliore per te! Rispondi alle domande del nostro questionario e ricevi la tua analisi comparativa gratuita di software con risponditore automatico. Facile, veloce e gratuito. Ti aspettiamo!