Come ottimizzare il telemarketing con il predictive dialer, il software per chiamate automatiche

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L'importanza delle chiamate in uscita VOIP per il tuo call center

I sistemi predictive (o più precisamente predictive dialer) ti consentono di gestire in modo efficiente le campagne di telemarketing e in generale le chiamate in uscita del tuo call center.

Grazie ai software Contact Center, disponiamo di molteplici canali (chat, sms, email, social network, ecc.) per interagire con gli utenti, captare nuovi clienti, fidelizzare quelli attuali o fornire un’assistenza clienti di qualità, ma il telemarketing continua ad essere il sistema maggiormente utilizzato per le campagne di captazione o fidelizzazione.

La sensazione di vicinanza all’utente e la facilità d'uso dello strumento per qualsiasi tipo di persona (indipendentemente dal suo livello di conoscenze tecnologiche), sono i punti forti di questo canale che lo contraddistinguono dagli altri. Le chiamate in uscita con un VOIP richiederanno, dunque, solo un telefono ricevente, sia esso un dispositivo fisso o un cellulare.

Per questo motivo, per ottimizzare i risultati delle tue campagne di telemarketing, sarà fondamentale che tu disponga di un software chiamate automatiche con sistema predictive dialer.

L’obiettivo di questo strumento è quello di ottimizzare il più possibile il lavoro dei tuoi teleoperatori e di accrescere la produttività della tua azienda, eliminando la digitazione manuale dei numeri di telefono, l'attesa tra le telefonate e il tempo perso con i numeri che non rispondono.

 

Cos’è il predictive dialing per Contact Center outbound?

I sistemi predictive dialer sono software Contact Center molto utili per i call center outbound che includono il modulo per la composizione automatica delle telefonate, e servono per effettuare molteplici chiamate senza che l’operatore digiti manualmente i numeri di telefono o rimanga in attesa della risposta per molto tempo. Il sistema genera in automatico le telefonate grazie agli algoritmi che possiede in memoria, che tengono conto della struttura del tuo call center, del numero di telefonate da effettuare, della loro durata, della percentuale di chiamate andate a buon fine, ecc.

Quanto l’utente ricevente risponde alla chiamata il software la trasferisce automaticamente a uno dei tuoi operatori disponibili (ossia comparirà a sistema l’estensione IP dell’agente disponibile in quel momento), in modo tale che questi potrà rispondere e interagire direttamente con il cliente, o utente, in questione.

In questo modo scompare la digitazione manuale dei numeri e si elimina il tempo d’attesa di connessione con l’utente. L’ottimale gestione del tempo e della produttività dei propri teleoperatori sono i punti chiave di una buona redditività per aziende il cui business si basa sul raggiungimento dei clienti o utenti via telefono.

 

  
I predictive dialer automatizzano le chiamate in uscita in maniera intelligente facendo di fatto scomparire la digitazione manuale dei numeri ed eliminando il tempo in attesa da parte dell’operatore.
 
 
Grazie al software per chiamate automatiche gli operatori del tuo call center prenderanno in gestione le telefonate solo quando il predictive dialer avrà stabilito il contatto con l’utente, riducendo l’inattività e i tempi d’attesa dei tuoi agenti e ottimizzando il servizio offerto.
 

Come funziona l’algoritmo del predictive dialing

I software per chiamate automatiche con sistema predictive utilizzano algoritmi che sono in grado di sapere quando e quale dei teleoperatori è disponibile per gestire una chiamata. Questo è reso possibile da una serie di calcoli e statistiche che realizzano in maniera automatica prima di effettuare una nuova telefonata, relativamente a parametri come:

  • Il tempo medio di durata di una telefonata.
  • Il tempo medio di attesa dal momento della composizione del numero fino alla risposta del destinatario.
  • La percentuale di chiamate andate a buon fine su tutte quelle effettuate.

Attraverso la registrazione e l’analisi dei dati relativi alle chiamate realizzate, risposte e non, e alla durata delle conversazioni dei teleoperatori, i software di chiamate automatiche con sistema predictive dialer sono in grado di stabilire con che intervallo di tempo ci saranno operatori disponibili, e di regolare di conseguenza il volume di telefonate automatiche.

Dal momento che si potrà stabilire la percentuale di telefonate che andranno a buon fine, il sistema chiama contemporaneamente più numeri presenti nel tuo database, per ridurre al minimo il tempo d’attesa degli operatori. Se, per esempio, di media risponde un numero su cinque del tuo database, il sistema automaticamente chiamerà cinque contatti alla volta.

Una volta che uno di questi contatti risponde, il software riconosce la voce e trasferisce la chiamata al tuo team di teleoperatori, affinché il primo libero gestisca il contatto, lasci un messaggio in segreteria o interagisca con il sistema IVR (Risposta Vocale Interattiva o Interactive Voice Response).

Prima che i tuoi teleoperatori abbiano terminato la loro telefonata, il sistema comincia già a comporre un nuovo ciclo di numeri, dal momento che è in grado anche di tener conto dei secondi che trascorrono prima della risposta di un nuovo utente.

 
I sistemi predictive dialer stabiliscono la percentuale di telefonate che andranno a buon fine, i secondi che intercorrono prima di stabilire un contatto e la durata media di una conversazione. Queste previsioni automatiche sono molto utili per eliminare i tempi morti degli operatori.
 

I vantaggi del software chiamate automatiche per le tue campagne di telemarketing

  1. Apporta agli agenti un flusso costante di lavoro. Evita loro di perdere tempo con numeri inesistenti, che non rispondono o con linee occupate, che vengono automaticamente scartate, oppure nell’attesa di una nuova chiamata. Ottimizza al massimo la loro produttività.
  2. Consente la gestione automatica dei contatti. Possono essere organizzati in base alla loro qualità: se rispondono sempre, se non desiderano ricevere ulteriori chiamate, se si tratta di linee obsolete, ecc. Inoltre, ogni numero presente nel database contiene informazioni molto utili per l'operatore che gli permettono di personalizzare il servizio.
  3. Aumenta le vendite di prodotti o servizi. Dal momento che gli operatori potranno concentrarsi esclusivamente nel messaggio da trasmettere agli utenti, le vendite risultano più effettive e si ridurranno al minimo i tempi morti.
  4. Permette l’analisi delle performance. Ti consente di monitorare tutte le chiamate, gli operatori che le hanno realizzate e i risultati che hanno ottenuto, al fine di valutare il rendimento dei tuoi agenti.
 
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Come trovo il software Contact Center con sistema predictive adatto al mio business?

Il software per chiamate automatiche può disporre di molteplici funzionalità e ogni azienda ha caratteristiche e obiettivi diversi, dunque, è molto importante scegliere il prodotto che si adatta meglio alle proprie esigenze.

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