I rischi nella migrazione dati dal vecchio ERP al nuovo: quali sono e come evitarli

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Cosa si intende per migrazione dati

Man mano che le aziende crescono richiedono un sistema capace di gestire tutti gli ambiti che contempla l’attività in evoluzione. In questi (e in altri) casi si cerca un nuovo sistema che risponda in maniera più completa alle proprie esigenze e richieste. Ma quello che preoccupa dopo la fase di selezione è il processo di migrazione dati dal vecchio al nuovo sistema.

Possiamo definire la migrazione dati come il passaggio di informazioni da un programma a un altro. Questo processo comporta una serie di rischi nel trasferimento delle informazioni dell’ERP. Bisogna prestare particolare attenzione perché questo tipo di software contiene informazioni fondamentali per l’azienda riguardanti i procedimenti interni, la pianificazione aziendale, le risorse disponibili, la contabilità, ecc.

La migrazione dei dati può essere ovviamente realizzata in qualsiasi tipo di programma, non solo per gli ERP: per esempio tra CRM, WMS, nei programmi per la gestione delle risorse umane, ...

In genere vi sono 3 casi concreti per cui le aziende decidono di eseguire tale processo ed assumersi i rischi che comporta il trasferimento dei dati tra ERP o sistemi diversi:

  • Passare da un sistema all’altro per tenersi aggiornati con i nuovi strumenti offerti dal mercato.
  • Combinare due sistemi per unificare le informazioni in uno unico, nuovo.
  • Mantenere in uso due sistemi ma usarne parallelamente un terzo contenente i dati di entrambi (per esempio nel caso della conservazione in cloud).
 
Il trasferimento dati da un ERP a un altro, se non effettuato in maniera corretta, può mettere in pericolo informazioni di vitale importanza per l’azienda quali i procedimenti interni, la pianificazione aziendale o le risorse disponibili.
 

I rischi nella migrazione dei dati tra ERP

Durante il processo di migrazione dati possono sorgere imprevisti che possono avere conseguenze gravi per l’azienda. Possono essere errori umani o meno.

Gli errori più comuni che solitamente generano problemi durante il processo di migrazione dati tra ERP sono connessi all’integrazione e alla qualità. È possibile ricondurre queste casistiche a tre:

  • Specifiche inesatte o incomplete: è necessario che il processo di trasferimento di dati dal vecchio ERP sia preceduto da una fase di mappatura dettagliata per sapere cosa è necessario importare nel nuovo e cosa no. In tal modo potrai assicurarti che la migrazione si effettui in maniera corretta e senza sorprese. Per fare ciò è necessario che individuare il personale che si occupi di ognuna delle fasi e delle aree da mappare.
  • Scarsa qualità dei dati: nel caso si verifichi tale fattore ritarderà il processo di migrazione. Per evitare che questa problematica abbia conseguenze in tappe successive e più avanzate, si consiglia di realizzare un’attenta attività di profilazione dei dati prima della migrazione.
  • Difficoltà nell’esecuzione: tale eventualità può essere causata da diversi fattori. Per evitarla è fondamentale considerare che sussistono rischi nella migrazione di dati tra ERP e che si tratta di un processo complesso che richiede tempo. Dovrai disporre del personale e della strumentazione necessari per eseguire la migrazione in maniera ottimale ed entro i termini prestabiliti. In caso di non disporre delle risorse interne puoi rivolgerti esternamente o direttamente al nuovo fornitore
 

 
 
È importante che il trasferimento di dati dal vecchio ERP al nuovo sia preceduto da una fase di mappatura, che la qualità delle informazioni sia alta e che il personale sia qualificato.

Il capitale umano e gli strumenti adeguati saranno determinanti per evitare rischi nella migrazione dati.
 
 

Come procedere per evitare problemi

Esiste una serie di rischi nel trasferimento dei dati tra ERP che possono supporre il fallimento della migrazione stessa e/o la perdita delle informazioni. Affinché le operazioni siano eseguite in maniera adeguata e senza imprevisti è importante considerare alcuni passaggi:

  • In primo luogo dovrai pianificare il processo di migrazione nel dettaglio, dall’ideazione della strategia da seguire fino all’analisi della fattibilità dell’operazione. Durante l’analisi è fondamentale considerare diverse variabili come l’integrazione o l’esattezza dei dati che migreranno dal vecchio sistema. Inoltre bisognerà analizzare aspetti importanti come le particolarità specifiche dei database di origine e destinazione.
  • È poi importante passare attraverso la fase di prova. Durante questa fase potrai applicare i cicli di prova ai sistemi che i database utilizzeranno per verificarne efficacia ed adattabilità.
  • In terza istanza è importante controllare ognuna delle fasi della migrazione dati dell’ERP. Ciò suppone gestire estrazione, trasformazione e caricamento delle informazioni.
  • Da ultimo l’analisi finale dei risultati per individuare gli aggiustamenti necessari per un perfetto funzionamento.
 
Per ottenere i risultati attesi dovrai prestare alla migrazione dei dati di un ERP l’attenzione che merita e disporre di una corretta pianificazione di tempo, azioni e risorse.
 

Quali saranno i benefici per la tua azienda di un corretto trasferimento di dati da un ERP all’altro?

La scelta di un corretto software ERP per la gestione dei processi aziendali ti consentirà di unificare in un unico database i dettagli di ogni progetto e la loro metodologia, oltre che di controllare il versante amministrativo.

Tutto ciò ovviamente se non ci sono imprevisti e intoppi nel passaggio.Di seguito ti presentiamo alcuni dei benefici di una corretta migrazione dati:

  • Maggior agilità nello svolgimento delle attività quotidiane dell’azienda, cosa che implica un aumento della produttività e l’automazione dei compiti.
  • Accesso a dati sempre aggiornati in un database capace di raccogliere tutte le informazioni e stabilire vincoli per ottimizzare il lavoro di tutti i dipartimenti.
  • Individuazione di errori, duplicazioni ed altri elementi che potrebbero comportare la diminuzione della qualità del servizio.
  • Aumento delle condizioni di sicurezza nel trattamento delle informazioni per soddisfare la normativa sulla protezione dei dati.
 
Vantaggi migrazione dati erp
 

Non farti fermare!

Adesso che conosci i rischi nella migrazione di dati di un ERP ed i benefici che può supporre una corretta gestione del processo, devi solo trovare la miglior soluzione di gestione aziendale per il tuo business e poi prestare la dovuta attenzione al cambio. Noi di SoftDoit sappiamo che trovare il programma perfetto è un compito che può comportare molto tempo, dunque lascia che ti aiutiamo a scegliere tra tutte le possibilità che offre il mercato di software. 

È molto semplice: devi solo compilare il formulario per farci conoscere le caratteristiche della tua azienda. Accederai così al ranking con i programmi più adatti secondo le tue richieste. Ricorda che quest’analisi comparativa non ha costi, è imparziale e personalizzata. Non esitare oltre, trova adesso il programma perfetto per te!