Qual è il costo di un software gestionale

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Come iniziare

Attualmente qualsiasi azienda ben strutturata basa lo svolgimento delle proprie attività su di un sistema informatico. tale sistema deve essere utile, ossia per esempio aumentare i livelli di produttività, far risparmiare sulle spese, automatizzare i processi, ottimizzare le operazioni quotidiane del personale. 

In base al modello di business, si consiglierà un sistema con determinate caratteristiche o altre. Ad esempio il dipartimento risorse umane di un’azienda di servizi non ha le stesse necessità dei magazzinieri di una ditta di trasporti. 

Trovare il software che soddisfi tutte le necessità dell’azienda è complicato e comporta un notevole dispendio di tempo e denaro. Per questo è importante iniziare studiando dettagliatamente caratteristiche e necessità interne

Di seguito spieghiamo quali step devi percorrere per scegliere il miglior sistema e qual è alla fine il costo di un software gestionale.

 

Il percorso da seguire

Il processo di ricerca di un sistema informatico comporta un grande sforzo, per questo ti vogliamo dettagliare alcuni passaggi fondamentali da considerare per trovare la miglior soluzione per la tua realtà. Una volta raccolte le idee su cosa si sta cercando è bene seguire questi passaggi:

  1. Screening. In primo luogo è raccomandabile informarsi sui programmi disponibili sul mercato, sia individualmente che con l’aiuto di esperti in materia, per rendere più agevole il processo. È importante che integri questo passaggio con la tua conoscenza dell’azienda, le sue caratteristiche e necessità.
  2. Valutazione. Una volta definite le funzionalità che deve soddisfare il software, il secondo passaggio è quello di mettersi in contatto con diversi fornitori per provare e testare i prodotti. In tal modo potrai verificarne usabilità, interfaccia, flessibilità, moduli, ecc., e valutare se il tuo personale potrebbe lavorare con questo sistema e trarne vantaggio.
  3. Implementazione. Selezionato il programma, giunge il momento di installarlo. Avrai già pensato se il tuo nuovo sistema andrà nel server dell’azienda o sul cloud. Per fare questa scelta bisogna considerare diversi fattori come se sia necessario poter accedere alle informazioni anche fuori azienda, se tutto lo staff debba o meno accedere ai dati, se disponi dello spazio e dello staff necessari per mantenere la soluzione in azienda, ecc. Con il cloud computing potrai conservare le informazioni nei server web, cosa che richiede un minor spazio fisico e minori incombenze a tuo carico per manutenzione ed assistenza. Nel caso di installarlo nel server dell’azienda (on premise), occuperai maggiore spazio ma avrai la proprietà del tuo sistema. Inoltre ci sono differenze anche a livello di periodicità di pagamento e costi. Con il pagamento unico acquisirai la licenza completa del software, mentre con il pagamento per utilizzo o SaaS (Software as a Service) pagherai in base all’uso che farai del programma.
  4. Formazione del personale. quest’ultimo passaggio è molto delicato. Nel caso si tratti di un’azienda con un grande numero di dipendenti, bisognerà considerare la formazione di tutti coloro che avranno accesso sistema. Si calcola che in media si investono circa 1.000 ore in questo processo: è fondamentale scegliere un software intuitivo e semplice da utilizzare.
 
costo software gestionale + infografica
 
Per una corretta scelta di software è fondamentale valutare il mercato e poi provare le demo delle soluzioni che paiono interessanti. In tal modo potrai assicurarti che la soluzione si adatti alla perfezione alle necessità della tua azienda.
 

Le modalità di pagamento possibili

Come vedi, esistono diverse modalità di pagamento e dovrai scegliere quella maggiormente utile al tuo modello di business. Di seguito elenchiamo le diverse opzioni che troverai sul mercato:

  • Codice aperto: si tratta di un modello di software libero che non richiede il pagamento di licenza né una quota, meglio conosciuto come open source. Potrai accedere al codice fonte della soluzione in modo gratuito. Questo tipo di programma si basa sulla collaborazione degli utenti, pertanto dovrai valutare il fatto che non avrai a disposizione un supporto tecnico né la formazione utile a sapere come lavorare con il sistema. I dubbi verranno risolti da una comunità di utenti che contribuisce anche a sviluppare il software identificando carenze e miglioramenti. Quest’opzione offre indipendenza delle aziende rispetto ai fornitori.
  • Versione freemium: quest’opzione fornisce i servizi di base del software in maniera gratuita. È specificamente pensata per lavoratori autonomi, micro-aziende e piccole e medie imprese, in quanto offre funzionalità molto specifiche come la creazione di preventivi, fatture elettroniche o la gestione della contabilità. Se una volta scelto questo modello di software hai bisogno di nuove prestazioni, potrai aggiungerle pagando una quota.
  • Saas: denominato anche software come servizio, offre il pagamento in base all’utilizzo. Questo modello di software non richiede installazione, ma consente l’accesso dal web. I dati sono conservati nel server del fornitore e sarà lui ad occuparsi della loro sicurezza e manutenzione. I suoi principali vantaggi sono la flessibilità ed il basso costo, in virtù dei quali sempre più aziende optano per questo tipo di programma.
  • Codice chiuso: questo modello di software viene commercializzato sotto licenza, pertanto non avrai diritto a realizzare modifiche o ridistribuzioni del programma. Disporrai di un sistema altamente specializzato e testato anteriormente, oltre che di uno staff di esperti altamente qualificato in grado di guidarti. Questo tipo di sistema, detto anche software proprietario, offre aggiornamenti automatici relativi a cambiamenti legali ed un supporto tecnico per aiutarti in caso di dubbi od imprevisti che possano sorgere.
 

Dunque... qual è il costo di un software gestionale?

Ovviamente non tutte le soluzioni sul mercato hanno il medesimo prezzo. Nel calcolo del costo di un software gestionale intervengono molteplici fattori. Il primo luogo il tipo di programma determina in grande misura il prezzo. Ci sono varie differenze tra un sistema per la gestione documentale, uno per l’amministrazione dell’inventario e della logistica, il marketing e le vendite, il trasporto o contabilità e fatturazione.

Per questa ragione è importante definire quali necessità deve soddisfare il sistema, come spiegato precedentemente. Si consiglia di realizzare una consulenza previa per definire le necessità dell’azienda ed il modello di software che più si adatta ad esse. In tal modo potrai assicurarti, grazie all’appoggio di esperti, di installare la soluzione più adatta alle caratteristiche del tuo business.

Dovrai anche considerare la modalità di pagamento e dove alloggiare fisicamente il software. Come detto, l’opzione cloud è la più economica, in quanto non ci sono costi iniziali per l'acquisizione del sistema, consente una conservazione sicura dei dati e l’accesso da qualsiasi luogo. Devi considerare, inoltre, il tempo investito nell'ottimizzazione del sistema, se è personalizzato o standard e se dispone di una struttura flessibile che potrà essere modificata più avanti.

Nel caso si tratti di un’azienda con un grande numero di dipendenti, bisognerà considerare il costo della loro formazione. Si tratta di un costo aggiuntivo, che tuttavia fa parte del suo processo di implementazione e che è indispensabile al fine del suo corretto utilizzo.

 
Nel corso del processo di calcolo del costo di un software gestionale intervengono diversi fattori come una consulenza previa, il modello di sistema da installare, la modalità di pagamento o la formazione del personale.
 

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