Software per la gestione dell’agenda di appuntamenti e riunioni: l’applicazione di cui hai bisogno per migliorare produttività ed efficienza

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L’importanza di gestire in maniera ottimale l’agenda degli appuntamenti

La corretta organizzazione di appuntamenti commerciali, riunioni con clienti e fornitori, call e la programmazione adeguata del calendario sono parti fondamentali dell’attività commerciale delle aziende per incrementare le proprie vendite e, di conseguenza, le entrate.

Sia per organizzare il lavoro dello team commerciale (o forza vendite) di una grande azienda o di piccole e medie imprese e lavoratori in proprio, un software CRM che disponga di un modulo per la gestione dell’agenda degli appuntamenti è uno strumento molto importante per controllare in maniera ottimale i nostri progetti, le call e le nostre riunioni commerciali. La sua ripercussione sui nostri livelli di produttività ed efficienza sarà notevole.

Tutto il personale, in base ai propri limiti come utente, potrà consultare l’agenda di appuntamenti e riunioni del proprio dipartimento, assegnare attività o segnalare, ad esempio, quelle ancora da realizzare che richiedono urgenza o priorità.

Inoltre un fattore molto importante è che il calendario può essere vincolato ai dati di clienti e fornitori implicati nel processo, cosa che semplifica enormemente il lavoro dello staff commerciale, che conoscerà in ogni momento le informazioni necessarie per poter personalizzare la propria azione commerciale.

 
L’organizzazione di appuntamenti, riunioni, call con clienti, fornitori, staff verrà eseguita in maniera efficiente grazie al software per la gestione dell’agenda appuntamenti, cosa che si ripercuoterà favorevolmente sulle vendite.
 

Le principali funzioni di un software per la gestione dell’agenda appuntamenti

  • Gestire contatti personali, professionali, portfolio clienti e fornitori con gli appuntamenti a calendario.
  • Personalizzare ogni campo e filtrare la ricerca (urgente, realizzato, in attesa, riunione, call, ecc.).
  • Controllare in maniera intuitiva appuntamenti e non sovrapporre eventi, grazie ad un design molto visivo e ad una facile gestione.
  • Creare avvisi e promemoria per non mancare appuntamenti e scadenze.
  • Vincolare l’applicazione alla posta elettronica ed inviare una comunicazione tramite email alle parti implicate quando si programma un appuntamento.
  • Bloccare orari e giorni affinché non vengano registrati nuovi eventi.
  • Consultare sia l’agenda generale dell’azienda che quella personale.
  • Consultare la cronologia dettagliata di ogni contatto per sapere le azioni già realizzate con un cliente, chi le ha effettuate ed i relativi risultati.
  • Allegare documenti di ogni tipo (immagini, contratti, fogli Excel, ecc.) per ogni evento o contatto.
  • Rendere più agevoli i processi interni ed assegnare responsabilità a progetti.
  • Importare contatti da outlook, gmail, XML, mozilla, ecc., ed esportarli in CSV, Excel ed XLM tra gli altri.
 

I vantaggi di un’applicazione per la gestione dell’agenda degli appuntamenti

  1. Migliorare il rapporto con clienti e fornitori. Consente di pensare riunioni personalizzate grazie a tutte le informazioni e ai documenti che possono essere allegati all’evento: quando è stata l’ultimo contatto, cosa era stato richiesto, lo storico di imprevisti o preferenze, ecc.
  2. Potenziare il rendimento dello staff commerciale e dei dipendenti in generale. Ogni incaricato ha accesso in tempo reale allo stato delle proprie attività, sia in corso che concluse o solo pianificate, riceve promemoria per non dimenticare riunioni o per realizzare call e può comunicare tramite email informazioni necessarie al cliente che si appresta a incontrare.
  3. Accedere in ogni momento all’agenda online. Molte di queste soluzioni CRM sono in cloud, a portata di mano, attrattive e garantiscono l’accesso dal proprio telefono grazie all’app per cellulare. L’agenda degli appuntamenti sarà sempre aggiornata in tempo reale e potrà essere consultata tutte le volte che si vuole senza perdere le informazioni.
  4. Migliorare la produttività e l’immagine dell’azienda. Con una relazione commerciale più efficiente, in cui appuntamenti e riunioni importanti con clienti non vengono dimenticati e si conosce in ogni momento l’oggetto dell’evento, la nostra immagine come azienda e il livello di impegno migliorano. Ciò si traduce in maggiore fiducia da parte dei clienti, maggiore soddisfazione e, pertanto, maggior produttività aziendale. Non perderai alcuna occasione di vendita e mostrerai sempre un comportamento impeccabile.
 
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