Perché passare ad un CRM da Excel per gestire i rapporti con i clienti?

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Cosa sono CRM ed Excel

Per prima cosa definiamo ognuno dei due sistemi per poi spiegare i vantaggi del CRM rispetto a Excel.

  • Excel è un foglio di calcolo che include strumenti di tipo grafico o tabelle dinamiche in cui l’utente raccoglie dati (in questo caso dei clienti) e che consente l’accesso e dunque l’operatività ad un solo utente.
  • Il software CRM è una soluzione informatica pensata e strutturata per gestire ed automatizzare i processi che governano i rapporti con i clienti, reali e potenziali. Si occupa, inoltre, dei dipartimenti di marketing e vendite semplificando il lavoro finanziario e consentendo l’accesso multiutente in tempo reale.

Pertanto, considerando la quantità di dati che vengono gestiti attualmente nelle aziende, l’uso di Excel non soddisfa le necessità di base per una corretta gestione delle relazioni con i clienti, né delle trattative, né delle problematiche pre o post vendita.

 

Le migliorie del CRM rispetto all’Excel

Perché è importante passare al CRM per lo sviluppo dei processi aziendali? Per avere una corretta gestione dei rapporti con i clienti, abbiamo bisogno di un programma CRM che ci fornisca un database con tutte le informazioni dettagliate su ognuno di essi, e in tempo reale

Questo strumento consente di raccogliere informazioni di valore, segmentare i profili e focalizzarsi su alcuni di essi, il tutto da uno stesso dispositivo. Queste azioni hanno il compito di supportare ed agevolare il lavoro dello staff vendite e di realizzare una corretta tracciabilità delle strategie di marketing, il tutto per arrivare ai profili dei clienti che rappresentano il nostro target, per fidelizzare e/o migliorare la relazione con loro.

L’uso di un foglio di calcolo Excel ti consentirà invece solo di raggruppare documenti sui clienti. Non avrai l’opzione di modificarli manualmente e la condivisione delle informazioni tra i vari dipartimenti sarà più difficile. In sintesi Excel non aiuta ad ottimizzare il tempo di lavoro né la produttività dello staff.

 
Un sistema CRM lavora con un database che contiene le informazioni di ogni cliente, in tempo reale, e consente l’accesso multiutente.
 
 
Con un sistema CRM, pensato per realizzare una corretta gestione dei rapporti con i clienti, potrai vincolare ai contatti tutta la loro documentazione, in maniera automatica e sicura.
 

Le funzioni di Excel

Sin dall’introduzione di Excel in ambito aziendale è risultato abbastanza chiaro che tale strumento non assolve completamente ai processi gestionali né nella gestione dei clienti, in quanto le pratiche da espletare con questi ultimi richiedono immediatezza ed integrazione dei dati.

Il foglio di calcolo rende il processo di contatto con il cliente più lungo e macchinoso, e la redditività del business diminuisce a causa della complessità di base dei vari passaggi. Inoltre, se la tua azienda amministra un grande volume di dati, Excel non sarà capace di farsene carico a causa della sua capacità limitata.

Lo svolgimento del lavoro in Excel avviene in maniera manuale, non consente l’automatizzazione ed è necessario introdurre i dati uno per uno.

 
Excel fa aumentare i tempi di lavoro e diminuire la produttività dello staff a causa della complessità dei procedimenti.
 
 

CRM ed Excel: analisi comparativa

Di seguito spiegheremo le principali differenze che vi sono tra CRM ed Excel:

  • Excel non consente una segmentazione efficace del portfolio clienti, pertanto non potrai focalizzarti agevolmente su gruppi determinati. Un CRM ti consente di classificare i clienti del database affinché il dipartimento di marketing e vendite possa ideare strategie personalizzate.
  • Con Excel le campagne di email marketing saranno manuali e non potrai programmare l’invio automatico delle email né gestire efficacemente i database dei contatti. Inoltre ideare strategie di marketing automation con una soluzione CRM ti consente di inviare contenuto personalizzato a profili concreti.
  • Non è possibile vincolare i dati di Excel con il software gestionale, pertanto la comunicazione tra i vari dipartimenti ne risente in quanto non tutti i dipendenti hanno accesso alle stesse informazioni a meno di non copiarle sempre tutte, senza dimenticanze né errori.
  • L’uso di Excel può facilmente generare errori nello svolgimento dei processi, mentre con un CRM il margine di errore è minimo grazie all’automatizzazione.
 
Una soluzione CRM ha come obiettivo migliorare i processi aziendali ed i rapporti con i clienti, invece un software per la gestione clienti è un un programma più limitato che punta sulla fidelizzazione e sull’assistenza al cliente.
 

Dunque... che differenza c’è tra un software per la sola gestione dei clienti ed un CRM?

Arrivati a questo punto ti starai chiedendo che differenza c’è tra una soluzione CRM ed un software per la gestione dei clienti. Ebbene, il sistema di gestione dei clienti è una soluzione CRM che analizza le informazioni dei clienti e le utilizza per fidelizzarli. In base al settore a cui appartiene l’azienda si darà priorità ad alcuni dati piuttosto che ad altri: strutturazione di dati di contatto, azioni, uso del business intelligence o integrazione della comunicazione omnicanale.

Invece un CRM aiuta a gestire ed automatizzare i processi riguardanti i rapporti con i clienti ed ottimizza il lavoro del dipartimento marketing e vendite.

Il primo ha come obiettivo l’aumento della fidelizzazione, il miglioramento della comunicazione e dell’assistenza al cliente, mentre il secondo migliora i procedimenti dell’azienda relativi a marketing e vendite.

 

Perché scegliere un software CRM?

La funzionalità principale del software CRM è che ti consentirà di lavorare con un database tramite il quale potrai segmentare clienti e creare profili individuali di ogni lead o prospect per realizzare un monitoraggio del caso. Queste sono alcune delle ragioni per cui implementare un CRM per la gestione dei rapporti con i clienti:

  1. Consente l’accesso multiutente, cosa che contribuisce ad una maggiore comunicazione interna per lavorare in maniera coordinata con il resto dello staff.
  2. Le campagne CRM consentono di inviare contenuti a gruppi specifici ed in maniera automatizzata per evitare errori.
  3. Fornisce aggiornamenti in tempo reale affinché lo staff vendite possa lavorarci senza dover passare dati su altri documenti, ad esempio su fogli Excel.
  4. Permette l’accesso ad informazioni incrociate ed integrate in un solo strumento.
 
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Scopri come incrementare le vendite con un software CRM

Il successo di un’azienda è direttamente relazionato alla sua capacità di vendita. Grazie all’implementazione di un sistema CRM, sarai capace di gestire in maniera ottimale i dati dei tuoi clienti e di conoscere ed anticipare le loro richieste.

Inoltre potrai esercitare un controllo sull’attività commerciale del tuo business e sviluppare strategie di marketing maggiormente efficaci, per chiudere un maggior numero di vendite.

In tal modo i clienti soddisfatti dei tuoi prodotti o servizi potranno condividere la loro opinione per aiutarti a migliorare la percezione della tua azienda. Un CRM consente di sfruttare al massimo le informazioni dei tuoi contatti per potenziare la forza vendite.

 
Grazie all’implementazione di un sistema CRM, sarai capace di gestire in maniera ottimale i dati dei tuoi clienti e di conoscere ed anticipare le loro richieste.
 

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Come hai potuto vedere, i vantaggi di un CRM rispetto ad un foglio di calcolo sono notevoli. Con lo strumento adeguato potrai amministrare il tuo database in maniera unificata e lavorare in sinergia con tutto lo staff commerciale e di marketing. Se vuoi dunque dotarti al più presto di un valido sistema CRM noi di SoftDoit possiamo aiutarti, in maniera gratuita rapida e personalizzata.

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