Il software gestionale per la scuola e i centri educativi

Sempre più centri educativi decidono di implementare una soluzione informatica. Se ancora non hai ben chiaro quali sono i vantaggi di utilizzare un programma didattico per la tua scuola o università, di seguito ti spieghiamo bene cosa sia un software gestionale per la scuola, quali moduli e funzionalità presenta e come può aiutare a migliorare la gestione quotidiana di un centro educativo.
Anche se molti dei suoi processi sono simili a quelli di una qualsiasi azienda, esistono delle caratteristiche specifiche che riguardano la sua gestione e che devono essere soddisfatte dal software gestionale selezionato.

 
 
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La scelta di una soluzione informatica di questo tipo non deve essere compiuta con leggerezza in quanto esistono diversi fattori da tenere in considerazione, come le dimensioni e le caratteristiche specifiche del tuo centro.
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Software gestionale: cos’è?

Si tratta di uno strumento o di un programma informatico che aiuta ad integrare le diverse aree di gestione all’interno del tuo centro educativo: dall’area della fatturazione a quella finanziaria, ma anche quella contabile, amministrativa, di comunicazione e di assistenza.
In pratica è un software ideato per unificare le differenti aree e, dunque, poter realizzare una gestione efficiente e coordinata di tutti i dipartimenti necessari al buon funzionamento del centro scolastico.

 

Aree gestionali dei centri scolastici

Le diverse aree necessarie alla gestione di un centro educativo possono beneficiarsi dell’integrazione di un programma per la gestione scolastica:

  • Area amministrativa: un software di questo tipo consente di configurare uno scadenziario dei pagamenti periodici o una tantum, mantenere un controllo sulle ricevute in attesa di essere saldate, avere accesso a relazioni di gestione, amministrare la tesoreria, adempiere al pagamento di tasse e imposte e seguire la contabilità.
  • Gestione accademica: questo tipo di soluzioni offre funzioni utili come quella di generare orari e pagelle, gestire la documentazione ufficiale richiesta dal governo centrale o dalle regioni e dagli enti locali, e persino le attività extrascolastiche. I professori, ad esempio, possono introdurre voti, creare e valutare prove intermedie, creare post nella bacheca della classe, mantenere un controllo esaustivo delle presenze e degli imprevisti che si verificano in classe, gestire lezioni di recupero individuali ed effettuare un monitoraggio accademico per studente e materia. I genitori degli alunni possono seguire l’andamento dei propri figli consultando le date delle prove intermedie ed i relativi voti, verificare le presenze e gli imprevisti verificatisi in classe, richiedere delle lezioni di recupero individuali, consultare gli orari delle lezioni, ecc.
  • Area risorse umane: per gestire presenze e assenze, richieste di ferie e permessi, elaborare le buste paga e migliorare la comunicazione interna del personale docente e non docente è utilissimo dotarsi della strumentazione informatica più adatta, così da snellire e migliorare il lavoro delle risorse dedicate.
  • Area comunicazione: in quest’area un software didattico permette di mantenere una comunicazione fluida ed efficace tra le parti. Inoltre consente di inviare comunicazioni attraverso posta elettronica o SMS, rispettando la normativa vigente in materia di protezione dei dati.
 

Grazie all’uso di un software per la gestione di centri educativi farai risparmiare tempo a tutto il personale, ridurrai sviste ed errori, migliorerai la comunicazione interna e con l’esterno ed ottimizzerai gli investimenti

 

Le funzionalità

Un buon software gestionale per la scuola è specificamente ideato per la gestione integrale di scuole, istituti, centri privati e pubblici, centri di formazione, accademie o qualsiasi altro tipo di centro educativo dedicato alla formazione. Per questo, tra le diverse funzionalità vogliamo ricordare:

 
  • Gestione dei database- alunni, fornitori, personale
  • Iscrizione agli esami, comunicazione dei risultati, assegnazione dei compiti, creazione delle dispense e divulgazione dei materiali,...
  • Emissione delle ricevute di iscrizione e di pagamento
  • Pianificazione di corsi ed orari
  • Inserimento della documentazione per l’alunno (iscrizioni, programmi, attestati, diplomi,...)
  • Fatturazione automatizzata e digitalizzata
 
  • Monitoraggio dei pagamenti
  • Gestione accademica
  • Creazione di un portale per docenti e discenti
  • Amministrazione del capitale umano
  • Estrapolazione di dati e relazioni sullo stato del centro
  • Invio di comunicazioni ad alunni, famiglie ed insegnanti
  • Condivisione di documenti
  • Controllo delle presenze e delle assenze
 
 

I vantaggi

 

Grazie all’uso di un software per la gestione di centri educativi potrai far risparmiare tempo a tutto il personale, sviste ed errori verranno notevolmente ridotti, la comunicazione interna e con l’esterno verrà migliorata e gli investimenti ottimizzati. Tutto questo permetterà di prendere le migliori decisioni per il futuro. Di seguito un dettaglio dei principali benefici:

  • Fa risparmiare tempo e aumenta la precisione nello svolgimento dei compiti amministrativi
  • Permette di realizzare un miglior controllo sui pagamenti ricevuti e mancati , la fatturazione, la riscossione delle rate delle iscrizioni ai corsi o alle attività extrascolastiche, la gestione economica delle visite di istruzione, della mensa
  • Consente di effettuare previsioni a medio e lungo termine
  • Agevola la richiesta di incontri da e con le famiglie o gli alunni stessi
  • Migliora la comunicazione con alunni, famiglie e con il personale in maniera massiva o personalizzata a seconda delle occasioni
  • Fornisce ai professori uno strumento agevole per seguire l’andamento della classe condividendo le informazioni con le famiglie o con il dirigente
  • Migliora la gestione della documentazione ufficiale del centro in modo veloce e sicuro
  • Facilita la comunicazione verso l’esterno, consentendo di pubblicare in modo semplice l’agenda del centro oppure qualsiasi notizia o avviso  
  • Aiuta la pianificazione scolastica grazie all’uso di strumenti come il generatore di orari che consente di scegliere tra varie opzioni, introdurre qualsiasi tipo di variabile e pubblicare tali orari in maniera automatica per tutta la comunità educativa
 
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