Trova il miglior software per la gestione dell'archivio dei documenti elettronici

Non troppo tempo fa tutti i documenti amministrativi (e non solo) erano in formato cartaceo, ma oggi l’era della digitalizzazione fornisce strumenti per generare o trasformare e quindi conservare tutta la documentazione in formato elettronico. In alcuni campi, poi, è addirittura obbligatorio. Grazie ad un software per la gestione dell’archivio e dei documenti possiamo dimenticarci i grandi spazi destinati alla conservazione di fatture, documenti fiscali, schede clienti, cartelle, preventivi, presentazioni,... Oltre a ridurre lo spazio possiamo dimezzare il tempo della ricerca di un documento archiviato un giorno o un anno prima dal collega.

 

Il nostro comparatore gratuito per: Software Documentale

Domande: 1/8
Ti serve una nuova soluzione di software? Usaci: il nostro servizio è GRATIS e veloce! Ti servono solo  : 40 secondi

Cos’è un programma per gestire l’archiviazione di documenti digitali?

Un software per la gestione di archivio e documenti è uno strumento ideale per non perdere documenti importanti, agevolarne la ricerca e semplificare il lavoro di chi archivia ma anche di chi deve utilizzare i file in un secondo momento.

 

Perché conservare documenti in formato elettronico?

Grazie ad un software per la gestione documentale si potrà accedere al proprio lavoro in modo completamente digitalizzato. Questo permette alla tua attività di avere a disposizione documenti categorizzati ed indicizzati in ogni momento. I benefici sono molteplici e confluiscono nella migrazione della tua impresa verso un approccio lavorativo prettamente tecnologico.

Documenti digitali e analogici saranno dunque ubicati in una piattaforma, ottimizzando i costi destinati alla loro gestione, proteggendone privacy e conservazione. Semplificare i processi di produzione ti permetterà di aumentare la produttività della tua impresa e ti farà risparmiare una buona dose di tempo nella ricerca e nell’archiviazione stessa.

 

Le applicazioni più frequenti

I settori e le tipologie di attività che traggono beneficio dalla gestione digitalizzata degli archivi sono oggi molteplici. Di seguito ne riportiamo alcuni esempi:

  • Imprese edili
  • Ospedali e servizi di assistenza
  • Medie e grandi aziende che movimentano una grande mole di preventivi, fatture, documenti,...
  • Commercialisti e liberi professionisti che gestiscono materiale sensibile
  • Tutte quelle realtà che devono proteggere file a lungo termine evitando deterioramenti
 

Le funzioni principali

Con un software per la gestione dell’archivio elettronico, potrai certificare ogni tipo di documento in modo semplice e veloce. Tra le principali funzionalità di tale applicazione troviamo le seguenti:

  • Gestire, organizzare ed archiviare i tuoi file
  • Accedere ai documenti quando e dove vuoi
  • Velocizzare la ricerca
  • Fare il tracking dei tuoi lavori, conoscendone modifiche e accessi
  • Rendere il tuo ambiente di lavoro più cooperativo ottimizzando i profitti
  • Evitare ritardi e scadenze tramite notifiche dirette
  • Integrarlo con altri tipi di software (come un ERP) e con portali internet e/o intranet
 

Con un software per la gestione di archivio e documenti potrai automatizzare e semplificare il processo di conservazione, e gestione della documentazione

 

I vantaggi di spicco

Una soluzione di questo tipo offre diversi benefici per le aziende che se ne avvalgono. Alcuni dei più importanti sono:

 
  • Sicurezza
    Un software consente di salvare e  proteggere qualsiasi documento correttamente archiviato. Non correre rischi inutili di deterioramento, perdita, cattiva conservazione che gli archivi fisici, cartacei e non, possono comportare.
  • Mantenimento nel tempo
    Ti permette di avere a disposizione i tuoi documenti anche nel lungo periodo. Dimenticati di fogli perduti, documenti illeggibili e dati introvabili: con un software per la gestione dell’archivio elettronico di documenti avrai i tuoi lavori sempre a portata di clic.  
  • Velocità di ricerca
    Attraverso un sistema di indicizzazione fare una ricerca sarà semplicissimo. Trova quello che cerchi in pochi secondi tramite un servizio di ricerca di parole chiave sulla falsariga delle più moderne tecnologie.
  • Efficienza anche in remoto
    Lavorare a tempo pieno lontano dall'ufficio non è più un'utopia. La maggioranza dei sistemi di gestione documentale sono multi-sede e multi-formato, dandoti la possibilità di accedere ai tuoi documenti lontano dall'ufficio e da dispositivi mobili.
 
Infografica + software gestione archivio documenti
 
  • Risparmio di tempo e denaro
    Un software ben collegato alle peculiarità della tua impresa ti permette di risparmiare tempo e denaro. Questo deriva da una maggiore produttività e accuratezza nella maniera di lavorare. I flussi di lavoro più efficienti derivano dall’avere sempre a disposizione tutti i file necessari al proprio lavoro. La riduzione dei tempi morti comporta una maggiore produttività.
  • Rispetto dell'ambiente
    In un pianeta deteriorato dall'impatto umano cercare di dare il proprio contributo nella sua salvaguardia diventa quasi una necessità. Un software di gestione documentale crea meno sprechi di materiale con un basso consumo energetico.
 

Realizza la tua analisi comparativa e trova il miglior programma per le tue esigenze

Con un software per la gestione di archivio e documenti sarai capace di automatizzare e semplificare il processo di conservazione della documentazione. Inoltre garantirai la massima sicurezza, eviterai di perdere dati importanti o di diffondere quelli riservati e risparmierai sui costi in modo notevole. Ma come trovare il miglior programma? Semplice, compilando ora il questionario. In base a quanto richiesto cercheremo noi per te le migliori soluzioni. E il tutto in maniera gratuita! Cosa stai aspettando?