Il software documentale per la digitalizzazione dei tuoi archivi

La trasformazione digitale ha obbligato molte aziende a rivoluzionare le tecniche di lavoro e a snellire gli archivi cartacei, se non ad eliminarli del tutto, integrando strumenti tecnologici specifici per l’amministrazione dei documenti. Un software documentale è una soluzione che consente di trasformare dal cartaceo al digitale, archiviare virtualmente e gestire ogni tipo di documento in formato digitale.  Questo sistema fornisce molteplici benefici che ti aiuteranno ad ottimizzare i processi interni della tua azienda.

 

Il nostro comparatore per Software Documentale

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Perché digitalizzare documenti?

La digitalizzazione dei documenti è un processo tecnologico che consiste nel trasformare documenti cartacei (ma non solo) in formato digitale. In questo modo si riducono notevolmente gli spazi, si risparmia tempo nella ricerca dei documenti archiviati, si garantisce la conservazione duratura negli anni con la stessa qualità del primo giorno. Oggi inoltre risponde anche alle nuove normative che investono alcuni ambiti e settori ed anche risulta più facile la salvaguardia della privacy a norma di legge.

 

Un software per la digitalizzazione serve per trasformare le informazioni contenute in documenti fisici, cartacei e non, in documenti digitali

 

Cos’è una soluzione documentale?

Un software documentale è uno strumento tecnologico che serve in primis per trasformare il contenuto di documenti fisici, cartacei e non, in immagini e documenti digitali. Inoltre il programma si occupa anche di gestire gli archivi e di conservare e proteggere il materiale. Questa soluzione consente dunque di amministrare ed organizzare le informazioni più importanti dell’azienda e di ritrovare ogni dato al momento opportuno. Dal momento che gestisce tutti i documenti in maniera centralizzata, tale soluzione consente di ridurre il tempo destinato alla ricerca di documenti e alla manutenzione degli archivi.

 

Scopri le funzioni di un software documentale

Una soluzione di questo tipo è un’applicazione che serve per trasformare le informazioni contenute in documenti fisici, cartacei e non, in documenti digitali. Alcune delle principali funzionalità di un programma per la trasformazione di documenti sono le seguenti:

 
  • Trasformare documenti cartacei in digitali in modo semplice e veloce

  • Organizzare i documenti per categorie in base alle loro caratteristiche e/o alle proprie esigenze

  • Comprimere i documenti e proteggerli tramite password

  • Assegnare diversi permessi di accesso ai documenti per ogni utente

  • Localizzare i documenti in maniera più veloce, applicando diversi filtri

  • Automatizzare l’importazione dei contenuti da cartelle od account di posta elettronica

  • Importare documenti ed immagini in diversi formati come JPG, PDF o XML

  • Eliminare pagine in bianco non necessarie per risparmiare spazio

  • Trasformare molteplici documenti simultaneamente
 
Infografica + software documentale
 

I principali vantaggi dell’uso di un programma per la digitalizzazione dei documenti

Digitalizzare i documenti garantisce un grande risparmio di tempo e denaro, in quanto semplifica la gestione quotidiana delle informazioni nell’azienda. La maggior parte delle azienda lavora con una grande quantità di dati, pertanto tenere tutte le informazioni in formato digitale e ben organizzate apporta un grande vantaggio per qualsiasi business. Di seguito alcuni dei benefici più importanti che garantisce un software documentale:

  • Ottimizzare lo spazio di conservazione.
  • Ordinare le informazioni in modo più efficiente e migliorare i flussi di lavoro.
  • Garantire la sicurezza dei documenti confidenziali dell'azienda e il rispetto della privacy.
  • Condividere i documenti con gli altri membri dello staff e/o con esterni, assegnando diversi livelli di accesso.
  • Ridurre considerevolmente il margine di errore, eliminando per quanto possibile le operazioni manuali e meccanizzando la maggior parte dei processi.
 

Come funziona il processo di digitalizzazione dei documenti?

La digitalizzazione dei documenti può variare in base alle caratteristiche proprie di ogni software, alle esigenze e priorat`interne all’azienda, e alla tipologia di documenti. In generale, tuttavia, il processo consta delle seguenti fasi:

  1. Strutturazione delle informazioni: il primo passo è quello di raggruppare tutte le informazioni e selezionare i documenti da trasformare, eliminando al contempo quelli non necessari.
  2. Lettura del contenuto: in secondo luogo si realizza una lettura (tramite scansione, ad esempio) dei documenti per trasformarli in formato digitale.
  3. Trasformazione dei documenti: il passo successivo è quello di trasformare il contenuto e di creare un documento in formato digitale.
  4. Archiviazione digitale: una volta digitalizzato il documento, è necessario conservarlo e classificarlo correttamente per semplificare la ricerca e la consultazione futura dello stesso.
  5. Supervisione della qualità: infine si realizza un controllo di qualità dei documenti per garantire che le informazioni vengano trasformate in maniera ottimale.

Una volta terminato il processo di digitalizzazione, il passo successivo che solitamente segue la maggior parte delle aziende è quello di realizzare la distruzione dei documenti cartacei in maniera sicura. In tal modo le aziende sono in grado di garantire la protezione dei dati di carattere confidenziale quando i documenti sono stati conservati in formato digitale. Allo stesso tempo molte aziende optano per realizzare una copia di sicurezza dei documenti digitalizzati per evitare la perdita delle informazioni nel caso in cui i documenti vengano eliminati per errore. 

 

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Come vedi, un software documentale può semplificare la conversione dei contenuti in formato digitale. Se vuoi scoprire qual è il programma che più si adatta alle necessità della tua impresa, lasciati aiutare da noi.

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