Le possibilità dei software gestione documentale

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Cos’è un sistema per la gestione documentale?

Un software per l’amministrazione di documenti è un sistema informatico ideato per ricevere, archiviare, gestire, inviare tutti i documenti di un’impresa. Dall’archiviazione alla dematerializzazione, dalla conservazione alla comunicazione, dall’invio telematico alla firma digitale: le esigenze e le possibilità sono davvero molte.

Il software documentale consente inoltre di semplificare il processo di ricerca delle informazioni archiviate dai diversi dipartimenti dell’azienda. Un notevole vantaggio in termini di spazio e di tempo, dunque.

 
Un software documentale è un sistema informatico ideato per salvaguardare spazio e tempo grazie alla gestione di documenti in formato elettronico, la loro dematerializzazione e conservazione
 

Quali sono le funzionalità di un software per la gestione documentale?

Un software per la gestione documentale classifica i documenti precedentemente digitalizzati o che già nascono in formato elettronico.

Grazie a questi sistemi informatici, i documenti vengono indicizzati velocemente e la loro localizzazione e tracciabilità diventa esponenzialmente semplice. In tal modo le aziende non perdono tempo nella ricerca dei documenti. Alcune delle principali funzionalità di tale sistema sono:

  • Digitalizzare e dematerializzare documenti cartacei (ma non solo) per risparmiare spazio fisico e velocizzare la ricerca di un documento in archivio
  • Conservare ed archiviare interi archivi e documenti importanti
  • Condividere documenti con il personale di un dipartimento o di diversi, ma anche con clienti e  fornitori quando necessario
  • Eliminare dall’archivio i documenti inutili e garantire la protezione e la salvaguardia di quelli importanti
  • Firmare digitalmente
  • Accedere alla cronologia con le diverse versioni di ogni documento in archivio
  • Inserire commenti e richieste per altri utenti
  • Esportare i documenti in diversi formati: XML, PDF, DOC, ecc.
  • Proteggere la confidenzialità mediante la cifratura dei dati
  • Accedere alle informazioni da qualsiasi dispositivo con connessione ad internet
 
software gestione documentale + infografica
 

Il software gestione documentale: meglio nel server dell’azienda o in cloud?

La modalità di installazione è uno dei dubbi più frequenti al momento di implementare una soluzione per la gestione documentale. Molte aziende vogliono sapere quale sia la migliore per dotarsi di un nuovo software. La risposta a questa domanda, tuttavia, dipenderà dalle necessità specifiche di ogni impresa. Ecco di seguito le principali differenze esistenti tra le due modalità:

  • Nei server interni all’azienda
    Uno dei vantaggi di installare il software nel server locale è quello di fornire un maggior controllo sul sistema. I costi iniziali di installazione, tuttavia, possono risultare anche molto elevati. ma disponendo di un server sufficientemente performante le prestazioni saranno ottime così come la sicurezza dei dati da preservare.
  • In cloud
    Utilizzare di un programma in cloud offre molteplici vantaggi. In questo caso l’installazione e la manutenzione del sistema risultano molto più economiche e gli aggiornamenti vengono effettuati automaticamente. Inoltre questa modalità consente di accedere ai documenti dell’azienda da qualsiasi luogo semplicemente attraverso una connessione ad internet. Altro vantaggio del cloud computing è che i dati vengono direttamente conservati nei server cloud, pertanto non sarà necessario creare delle copie di sicurezza per evitare la perdita di informazioni importantissime. L’unico problema di questa modalità è che se non si dispone di connessione ad internet o se nella centrale dati si verifica qualche problema, potrebbe risultare impossibile temporaneamente accedere alle informazioni.
 

Come funzionano i software documentali

I sistemi documentali supportano divrsi formati, dai più conosciuti (pdf, doc, xml) ai più tecnici.

1. Riconoscimento ottico

Molti contratti, richieste o pratiche nascono ancora oggi in formato cartaceo. Il primo passo per questo tipo di documenti è quello di essere trasformati in formato digitale attraverso il processo di scannerizzazione.

Il software documentale prevede, naturalmente, questa funzione: all'immagine viene applicato un codice ottico che permette il riconoscimento e la classificazione del documento nella sua totalità ma anche dei singoli dati in esso contenuti (nome cliente o fornitore, data, causale,..) a seconda dei parametri individuati e scelti in partenza per esigenze interne e di ricerca successiva.

 

 

2. I passi successivi

Una delle componenti fondamentali del software gestione documentale è il database, al cui interno si archivia ogni dato secondo parametri preconfigurati, che saranno le basi per la ricerca e la classificazione.

A seconda delle esigenze possiamo decidere di catalogare i documenti per progetto, anno, cliente,... per poi richiamare un'informazione o dato in maniera facile e veloce. Sarà inoltre possibile stabilire diversi livelli di accesso per proteggere dati e informazioni.

Anche il documento digitale può avere una scadenza e poi venire eliminato: e anche di questo si occupa il software documentale. Perché il documento non occupi spazio inutile, non venga confuso con la sua versione successiva o non sia necessario distruggerlo per evitarne la diffusione quando non gradita, la sua eliminazione sarà garantita.

 
 

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