Trova il miglior software per la gestione documentale grazie al nostro comparatore gratuito

L’esigenza della digitalizzazione è ogni giorno più presente, per questo molte imprese stanno abbandonando il cartaceo per gestire i propri documenti. I software per la gestione documentale offrono mezzi di dematerializzazione, conservazione e sicurezza ad alto livello.

Trovare il miglior programma gestionale per il tuo business non è un processo semplice, in quanto l’offerta di soluzioni sul mercato è molto ampia. Inoltre è possibile che tu perda una gran quantità di tempo e denaro nella ricerca. Vuoi trovare il miglior sistema per organizzare ed amministrare documenti? Continua a leggere!

 
 
Il nostro comparatore per Software Documentale

Se stai cercando un software per la tua attività professionale noi possiamo aiutarti. Compila il questionario e troverai il miglior Software Documentale per te

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Noi di SoftDoit ti aiutiamo a scoprire qual è il miglior sistema per la gestione documentale per la tua azienda in maniera gratuita ed imparziale. L’unica cosa che devi fare è rispondere alle domande, indicando le caratteristiche e le necessità specifiche della tua ricerca. Dopo aver analizzato le migliori soluzioni, il nostro comparatore ti offrirà il ranking con le tre opzioni che più si adattano al tuo business. È veloce, gratuito ed imparziale. Cosa aspetti a provarlo?

Cos’è un sistema per la gestione documentale?

Un software per l’amministrazione di documenti è un sistema informatico ideato per gestire e supervisionare tutti i documenti di un’impresa. Dall’archiviazione alla dematerializzazione, dalla conservazione alla comunicazione, dall’invio telematico alla firma digitale: le esigenze e le possibilità sono davvero molte.

Il software documentale consente inoltre di semplificare il processo di ricerca delle informazioni archiviate dai diversi dipartimenti dell’azienda. Un notevole vantaggio in termini di spazio e di tempo, dunque.

 

"Un software documentale è un sistema informatico ideato per salvaguardare spazio e tempo grazie alla gestione di documenti in formato elettronico, la loro dematerializzazione e conservazione"

 

Quali sono le funzionalità di un software per la gestione documentale?

Un software per la gestione documentale realizza la classificazione dei documenti tramite la conservazione degli archivi che sono stati precedentemente digitalizzati o che già nascono in formato elettronico. Grazie a questi sistemi informatici, i documenti vengono indicizzati velocemente e la loro localizzazione e tracciabilità diventa esponenzialmente semplice. In tal modo le aziende non perdono tempo nella ricerca dei documenti. Alcune delle principali funzionalità di tale sistema sono:

 
  • Digitalizzare e dematerializzare documenti cartacei (ma non solo) per risparmiare spazio fisico e velocizzare la ricerca di un documento in archivio
  • Conservare ed archiviare interi archivi e documenti importanti
  • Condividere documenti con il personale di un dipartimento o di diversi, ma anche con clienti e  fornitori quando necessario
  • Eliminare dall’archivio i documenti inutili e garantire la protezione e la salvaguardia di quelli importanti
  • Firmare digitalmente
  • Accedere alla cronologia con le diverse versioni di ogni documento in archivio
  • Inserire commenti e richieste per altri utenti
  • Esportare i documenti in diversi formati: XML, PDF, DOC, ecc.
  • Proteggere la confidenzialità mediante la cifratura dei dati
  • Accedere alle informazioni da qualsiasi dispositivo con connessione ad internet
 
infografica + software gestione documentale
 

Il software per la gestione documentale: nel server dell’azienda o in cloud?

La modalità di installazione è uno dei dubbi più frequenti al momento di implementare una soluzione per la gestione documentale. Molte aziende vogliono sapere quale sia la migliore per dotarsi di un nuovo software. La risposta a questa domanda, tuttavia, dipenderà dalle necessità specifiche di ogni impresa. Ecco di seguito le principali differenze esistenti tra le due modalità:

  • Nei server interni all’azienda
    Uno dei vantaggi di installare il software nel server locale è quello di fornire un maggior controllo sul sistema. I costi iniziali di installazione, tuttavia, possono risultare anche molto elevati. ma disponendo di un server sufficientemente performante le prestazioni saranno ottime così come la sicurezza dei dati da preservare.

  • In cloud
    Utilizzare di un programma in cloud offre molteplici vantaggi. In questo caso l’installazione e la manutenzione del sistema risultano molto più economiche e gli aggiornamenti vengono effettuati automaticamente. Inoltre questa modalità consente di accedere ai documenti dell’azienda da qualsiasi luogo semplicemente attraverso una connessione ad internet. Altro vantaggio del cloud computing è che i dati vengono direttamente conservati nei server cloud, pertanto non sarà necessario creare delle copie di sicurezza per evitare la perdita di informazioni importantissime. L’unico problema di questa modalità è che se non si dispone di connessione ad internet o se nella centrale dati si verifica qualche problema, potrebbe risultare impossibile temporaneamente accedere alle informazioni.
 

Realizza l’analisi comparativa gratuita e trova il miglior software per la gestione dei documenti

Se non sai qual è il programma più adeguato per il tuo business, compila il formulario con i requisiti cercati ed il profilo della tua azienda. Il nostro comparatore analizzerà le migliori soluzioni e selezionerà solo quelle che meglio rispondono alle necessità della tua impresa. Riceverai così il ranking completamente personalizzato e gratuito con i migliori software per la gestione documentale per la tua azienda.

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