Gli errori che puoi evitare grazie al software per l'archivio di documenti elettronici

La gestione delle informazioni in formato digitale è più complessa di ciò che si possa pensare, in quanto un piccolo sbaglio potrebbe comportare la perdita di documenti di vitale importanza. Per questo è fondamentale svolgere tali processi con la massima precisione possibile, utilizzando un software per l’archivio dei documenti. In questa pagina dettagliamo quali sono gli errori più comuni al momento di gestire e preservare documenti elettronici, e come migliorare la gestione degli archivi per scongiurare queste possibilità.

 

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Perché è importante organizzare gli archivi elettronici?

Al giorno d’oggi già molte aziende conservano e gestiscono i propri documenti in formato digitale anziché cartaceo, sia per esigenze interne che per obblighi di legge. A prescindere dai documenti che non è più possibile archiviare se non in formato elettronico, come le fatture ad esempio, in qualsiasi settore e campo gestire e-documenti suppone un notevole vantaggio competitivo rispetto alla concorrenza, in quanto consente di risparmiare una grande quantità di tempo e di spazio. Inoltre, organizzando in maniera strutturata le informazioni, il processo di ricerca dei documenti diventa molto più veloce e si evita la perdita degli stessi.

 

Gestire e-documenti suppone un notevole vantaggio competitivo rispetto alla concorrenza, in quanto consente di risparmiare una grande quantità di tempo in ricerca e di spazio in archiviazione

 

I 5 errori più comuni nella gestione di documenti elettronici

Di seguito elenchiamo nel dettaglio i cinque errori che le aziende commettono di solito al momento di gestire e conservare i documenti in formato digitale:

 

1. Non conservare correttamente i documenti importanti: la conservazione è uno dei fattori più rilevanti nella gestione documentale e molte aziende di solito non realizzano tale procedimento in maniera adeguata. Preservare sia il contenuto che l’aspetto dei documenti elettronici (in particolare quelli che contengono informazioni confidenziali o quelli da esibire a richiesta degli enti come l’Agenzia delle Entrate) è fondamentale per qualsiasi tipo di business. Non conservando i documenti in maniera corretta, l’azienda corre il rischio di perderne alcuni molto molto importanti.

2. Non realizzare copie di sicurezza: back up o duplicati dei documenti sono imprescindibili per garantire la loro conservazione in caso di problemi tecnici sull’hardware o nel server.

3. Non classificare univocamente i documenti: per ordinare i documenti in maniera precisa e semplificarne l’identificazione è indispensabile creare nomi o etichette chiare e comprensibili da tutti, o metadati. In tal modo le etichette potranno essere utilizzate come filtri per agevolare la ricerca di un’informazione determinata. Inoltre classificare correttamente i documenti aiuta ad individuare e ridurre la ripetizione dei documenti.  

4. Non eliminare i documenti innecessari: la distruzione dei documenti elettronici è importante esattamente come la loro conservazione. In molte occasioni le aziende conservano informazioni che, con il tempo, perdono valore e non risultano più utili. In questo caso si consiglia di disfarsi di tali documenti per ottimizzare lo spazio di conservazione. Bisogna sottolineare che è fondamentale realizzare la distruzione dei documenti con il massimo rigore, per garantire che i dati non finiscano nella mani della concorrenza e soprattutto che i dati sensibili non vengano diffusi per errore.

 
I 5 errori piu comuni nella gestione di documenti elettronici
 

5. Non disporre degli strumenti tecnologici adeguati: poter contare su un software per l’archivio dei documenti che si adatti alla perfezione al profilo ed ai requisiti dell’azienda è fondamentale. Queste soluzioni consentono di automatizzare la maggior parte dei processi, aiutano a risparmiare tempo e denaro ed incrementano la produttività del personale.

 

Il software per la gestione documentale: la chiave per organizzare documenti digitali

Un software per l’archivio dei documenti è uno strumento di grande utilità per gestire documenti elettronici in maniera semplice ed efficiente. Per questo sempre più aziende decidono di implementare sistemi di questo tipo per organizzare le informazioni e garantirne la protezione. Tra le altre funzionalità, la maggior parte di queste applicazioni consentono di:

  • Recuperare con facilità le versioni precedenti di ciascun documento archiviato

  • Realizzare copie di sicurezza ed aggiornamenti periodici del sistema in maniera automatica

  • Accedere alle informazioni da qualsiasi luogo ed in qualsiasi momento attraverso dispositivi connessi ad internet

  • Visualizzare e modificare uno stesso documento da parte di diversi membri dello staff

  • Garantire la protezione delle informazioni confidenziali dell’azienda e l’eliminazione controllata dei documenti aziendali

 

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