I software per la gestione documentale: che prezzi e costi hanno?

Come sapere quali costi hanno i software per la gestione documentale? Preventivare prezzi e spese è una delle priorità per molte aziende ma non è un dato facilmente recuperabile. Perché? In estrema sintesi perché intervengono diverse variabili che incideranno sul preventivo. Per avere un’idea più precisa

Vuoi sapere da quali fattori dipenderà il prezzo di un software per la gestione documentale per la tua azienda e quali altri costi dovrai sostenere? Ti invitiamo a continuare a leggere per scoprirlo. Se invece hai già le idee chiare e vuoi trovare al più presto la miglior soluzione per le tue esigenze, compila subito il formulario: cercheremo noi gratuitamente per te.

 

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Quanti documenti devo archiviare? Di che tipo e formato sono? Per quanto tempo? Com'è strutturata la mia attività? Cosa devo gestire?

 

I costi di un software per la gestione documentale

I software di gestione documentale sono prodotti modulari con determinate caratteristiche e la possibilità di adattarsi a varie esigenze, diversi settori e tipologie di imprese. Come le persone e le aziende anche questi prodotti non sono uguali, univoci e immutabili. Le caratteristiche principali da considerare in via preventiva sono:

 

1. Lo spazio di conservazione

Quanti documenti? Di che tipo e formato? Con quante versioni? Per quanto tempo dovranno essere archiviati? Queste sono solo alcune delle domande che faranno propendere la scelta verso un prodotto o un altro. Se per esempio hai una mole ingombrante di documenti ma la tua impresa è di dimensioni fisiche ridotte, o se hai un piccolo ufficio, la tua scelta potrà orientarsi verso le soluzioni in cloud. Se al contrario la tua attività si svolge in un unico luogo fisico, disponi di grandi spazi e hai la possibilità di un investimento iniziale per ammortizzare i costi nel tempo, potresti al contrario orientarti verso una soluzione on premise. La capacità, le possibilità, le richieste, gli spazi...tutto questo, come immagini, influirà sulla scelta del software per la gestione documentale e sui prezzi riportati nei preventivi che riceverai.

2. Il numero di utenti

Quante persone avranno accesso al sistema? Il costo di un sistema per la gestione documentale può variare anche in base al numero di utenti e di accessi. Ci sono prodotti le cui licenze hanno un costo determinato per tutto il pacchetto ed altri che invece sono variabili. A parte il momento contingente pensa alle realistiche previsioni future e prendi informazioni su ampliamenti o riduzioni, per evitare spiacevoli sorprese in un prossimo futuro.

3. L’investimento iniziale e i costi di mantenimento

Che cifra devo preventivare, dunque? Anche in questo caso non è possibile una risposta univoca. Sia perché devono essere calcolate le variabili di cui sopra, sia perché potrai dover calcolare sia costi impliciti (per esempio il potenziamento dell’hardware), l’assistenza e gli aggiornamenti, se propendi per un costo dilazionato nel tempo o per un pagamento una tantum,... a questo devi però poi considerare che il tuo personale, nel tempo, sarà più efficiente e produttivo, più rapido nel ritrovare la documentazione e sarà anche meno probabile la perdita di documenti importanti. Considera che tali vantaggi potranno anche scongiurare sanzioni o penali. Se stai pensando ad un software per la gestione documentale, valutandone prezzi e benefici, il ritorno sull’investimento (ROI) deve essere un aspetto da tenere in debita considerazione

 
I costi di un software per la gestione documentale
 

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