¿Es posible una empresa sin papeles?

Por: Lluís Soler Gomis

 

Hoy en día, se sigue trabajando demasiado con el papel. Con lo fácil y rápido que es escribir con el teclado y que todo se quede bien almacenado en la nube, hay gente que sigue adorando el papel. Lo respeto, porque les gusta sentir el papel y se puede ser más creativo. Pero al menos a mi me gusta cuidar el medio ambiente y además, uno es más productivo, pero mucho más productivo con la digitalización.

 

En SoftDoit somos una empresa al 95% sin papel. ¿Por qué no digo que lo somos al 100%? Pues porque no os quiero mentir. Hay algunos en la oficina a quienes todavía les gusta apuntarse las cosas en papel y por otra parte, a veces tenemos que imprimir documentos legales.

 

Os daré unas pistas para poder solventar el uso del papel:

 

  • En la sala de reuniones: poner ordenadores accesibles para cualquiera para tomar notas. Además, con un ordenador conectado a un monitor, evitas tener que imprimir documentación.
  • Contar solo con una única impresora en toda la oficina: con un único acceso desde un ordenador para imprimir en caso de extrema necesidad.
  • Utilizar una pizarra blanca: nosotros tenemos una pared entera de pizarra blanca. Para guardar lo que haya escrito, puedes hacer una fotografía con el móvil. 

 

 

Hay que saber usar herramientas y software de gestión que te ayuden a controlar toda la información recogida digitalmente. Ojo, que hay tantas que es mejor utilizar pocas y a ser posible, tan solo una. Sino nos podemos perder con toda información y con todas las APPs y eso sería un error grave.

 

Yo profesionalmente para recoger notas y tareas utilizo:

 

  • Trello: para la gestión de mis tareas y las del resto del equipo.
  • Evernote: para tomar notas y mi lista de ToDo’s.
  • Google Drive: para la gestión documental. Compartimos los documentos, hojas de cálculo, imágenes, etc.

 

Os animo a todos a dejar de usar el papel y pasaros al mundo digital. Hay diversos estudios que demuestran que el 90% de las tareas típicas de la empresa se basan en la búsqueda y distribución de documentos en papel. Además, el 85% de los documentos son de un único uso!! Guaaaau!!

 

Una vez que has imprimido ese papel… ¿Qué hay que hacer? ¿Almacenarlo? ¿Dejar que ocupe espacio? ¿Destruirlo? Además del coste de la impresión: papel, impresora, cartuchos o toners, espacio utilizado, etc. yo solo le veo desventajas.

 

Por otra parte, existen herramientas de Gestión Documental muy potentes que te solucionan el compartir documentos de forma local y remota. Puedes acceder a toda la documentación con un simple click desde cualquier dispositivo: ordenador, móvil, tabletas, etc.

 

 

Aquí tenéis una foto de mi mesa de trabajo. ¿Veis el papel? 😉 Observar que tengo unos cascos con micrófono que es mi teléfono de la oficina, ¡no tenemos teléfono físico! Llamamos con voz IP a través del teléfono y eso está chupado gracias  a las Centralitas virtuales… ¡y además es un 65% más económico! En mi móvil tengo un pinganillo que me sirve para llamar a través del móvil y así seguir trabajando con manos libres… ahhh y mi super taza para mi té con leche.

 

¡Tranquilo, puedes abandonar el papel (si lo tienes todo digital)! ¡La oficina sin papeles existe, y no pasa nada de nada!  ¿Te sumas?

 

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Comentarios

  1. No puedo estar más de acuerdo contigo! Yo trabajo como tu, sin embargo, me cuesta que me sigan el ejemplo.

    • Hola Ramon. Efectivamente a la gente le cuesta. Pero poco a poco lo lograremos entre todos. Hay que “dificultar” el acceso al papel y a la impresora y “facilitar” el uso de la tecnología.

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