Las Buzz Meetings

Por: Lluís Soler Gomis

 

En este post os voy a presentar una nueva acción de gestión de equipo que estamos a llevando a cabo desde nuestro comparador de software SoftDoit.

 

Como sabéis, recientemente hemos ampliado nuestro equipo, pasando de 8 a un grupo de 14 en muy poco tiempo. Por eso, necesitamos que la comunicación fluya mucho más rápido y que todo el mundo esté al corriente de lo que están haciendo sus compañeros de equipo y el resto de la organización. Siempre hemos sido una empresa ágil, en la que todo el mundo se enteraba de lo que estaba haciendo el otro sin mucho esfuerzo. Pero actualmente, debido al crecimiento de personal y la multitud de acciones que se llevan a cabo a diario, estábamos perdiendo el hilo.

 

A comienzos de año, ya con las incorporaciones de los product managers y del resto del equipo de marketing, nos comunicábamos mediante Slack. Utilizamos el canal de Slack #equiposoftdoit pero este chat sacaba humo y nos provocaba una multitud de interrupciones sin extraer nada relevante.

 

Por eso, después de pensarlo detenidamente y mejorar la comunicación y el contacto del equipo, decidimos crear las Buzz Meetings.

 

¿Qué son las Buzz Meetings (Reuniones Zumbido)?

 

Son reuniones presenciales diarias de 10 a 20 minutos, que empiezan a las 9:10h y finalizan como muuuuuy tarde a las 9:30h.

 

Cada miembro del equipo tiene 1 minuto para explicar: qué hizo ayer, qué puede hacer para mejorar su día y qué va hacer hoy. De esta forma logramos que en tan solo unos minutos todo el mundo sepa qué se está llevando a cabo.

 

Para mostrar nuestra herramienta de gestión de tareas, simplemente utilizamos un proyector. Nosotros utilizamos Trello. Cada uno de nosotros tiene su propio tablero en Trello, y cada vez que habla uno del equipo, se muestra su tablero. En SoftDoit no se esconde nada. Cada uno sabe y tiene acceso a las tareas diarias de todos, así como a sus objetivos.

 

 

¿Hay suficientes novedades como para llevarlas a cabo de forma diaria?

 

Siempre hay algo nuevo que informar al resto del equipo. De los 10-14 que somos, casi todos tienen algo que explicar que sea de interés para el resto.

 

Es el minuto de oro: donde se habla y se expresa libremente. Es la oportunidad diaria para reclamar algo a otro miembro del equipo, y mostrar así lo que les falta para cumplir sus mini-retos diarios.

 

Aquí os dejo unos breves consejos para garantizar el éxito de las BuzzMeetings:

 

  1. Prepararse bien las reuniones: llevar el Trello al día es muy recomendable.
  2. Ser puntuales: tanto para empezar, como para finalizar.
  3. No excederse más de un minuto: cada miembro tiene 1 minuto para hablar; ni más, ni menos. 
  4. No profundizar en los puntos: dejar que los protagonistas hablen a posteriori.
  5. Quedarse de pie: son más rápidas, ya que a nadie le gusta estar de pie.
  6. Hacerlas a primera hora: la gente está más fresca y así sabrá qué debe hacer ese día.

 

 

Por ahora, podemos afirmar que estas breves reuniones nos están ayudando a organizar nuestras tareas diarias y a que la comunicación entre los miembros del equipo sea mucho más fluida. 😊

¿Qué pensáis sobre las Buzz Meetings? ¿Las lleváis a cabo también en vuestra empresa?

 

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