Gestión del tiempo en una Startup

Por: Eduardo Salado Morales

 

No todo es tecnología en una Startup. Como CIO de SoftDoit tengo que enfrentarme a decenas de proyectos en paralelo. Cada miembro del equipo necesita implantar nuevas mejoras y prestaciones en nuestros sistemas. Para evitar ser "cuello de botella" dentro de la organización, mi labor (además de programar y desarrollar) también consiste en optimizar la organización del trabajo. En nuestro modelo de IronBusiness, la productividad es un factor clave. Y dentro de la productividad, la gestión del tiempo juega un papel prioritario.

 

Lluís y yo somos dos locos de la productividad. Y la razón es simple. Hemos sufrido la diferencia entre una correcta e incorrecta gestión del tiempo. Las repercusiones son fatales tanto a nivel personal como para el propio proyecto.

 

Es importante que comprendáis la complejidad del tema. SoftDoit esta integrado tecnológicamente (como he explicado en anteriores IronPosts) por varios sistemas, que se utilizan por diferentes roles dentro o fuera de la organización:

  • Web pública: acceso libre desde cualquier ordenador o dispositivo móvil.
  • Panel v2: sistema de gestión para el equipo de SoftDoit (13 profesionales y creciendo).
  • Extranet de proveedores: para fabricantes de Software, más de 400 en estos momentos.
  • SEO Admin: nuestro CMS, que utilizan también algunos de los miembros del equipo de SoftDoit.

 

Todos los usuarios solicitan:

  • Corrección de pequeños Bugs (errores).
  • Mejoras en el funcionamiento.
  • Nuevas prestaciones.

 

Incluso nosotros mismos planteamos mejoras en función de la tendencia y evolución de nuestro negocio. Sumando todos estos factores, es evidente que cada semana surgen muchas tareas a cerrar a nivel tecnológico (al igual que surgen a nivel comercial, marketing, administración, etc.) Nuestros medios son limitados como StartUp.

 

 

¿Cómo es posible gestionar el tiempo para realizar

tantas tareas con un equipo reducido?

 

Lo primero es definir una metodología adecuada. Este problema solemos dividirlo en varios bloques:

  • Registro de cada una de las tareas clasificándolas por proyecto y tipo. De hecho, hemos pasado por varios sistemas para gestionar estos procesos. Comenzamos por el correo, pasamos por Trello, etc. Parte del equipo de SoftDoit continúa trabajando con Trello para este registro. Debo confesar que prefiero soluciones minimalistas y no acabé totalmente satisfecho con el exceso de flexibilidad de Trello. Como parte de IronBusiness, aquí surgió otro de mis pequeños retos: conseguir la mejor solución para registrar estas tareas. Estoy probando diferentes metodologías, herramientas, etc. Pero aún no he dado con la mejor solución.

 

  • Priorizar las tareas. Vital para lograr una gestión coherente. No todas las tareas son igual de importantes. Lo que no quiere decir que por no ser importantes deban olvidarse, tan solo hay que organizarlas en la agenda teniendo en cuenta las prioridades con un enfoque lo más global posible. Es uno de los problemas más comunes con los que me he encontrado a lo largo de mi carrera en todas las empresas (ya sean pequeños negocios o grandes multinacionales). Acostumbro a escuchar: "¡Todo es importante!". Pues he de decir que esta afirmación es un sinónimo de "¡Nada es realmente importante!" Pero lo importante es que la definición de prioridades debe hacerse de forma global. No puede marcar la prioridad quien haya generado la tarea.

 

Un ejemplo: nuestra Country Manager de Italia nos pide una modificación en una apartado de su página que requiere programación (no se puede completar desde el CMS). Si ella establece la prioridad de la tarea, siempre la asignará la máxima prioridad, porque para ella es más importante.

Pero realmente, para definir la prioridad debes tener en cuenta varios factores: la carga de trabajo (cuantas tareas están en ejecución o en espera en estos momentos), si es crítico (¿el negocio puede continuar si no se solventa?) y cuantos usuarios pueden verse afectados si completas las tareas. También habrá que analizar el tiempo necesario para realizarla.

Con estos datos (mucho más objetivos) puedes establecer mejor las prioridades y pasar las tareas al calendario. Incluso los errores tienen diferentes prioridades en función de su gravedad.

 

  • Incluirlas en el calendario (metodología del TimeBlocking). En resumen, consiste en llevar las tareas al calendario, asignándole un día y unas horas para realizarla. Podéis aprender más sobre TimeBlocking en mi Blog profesional.

 

No todas las tareas son "obligatorias". Las "ideas de mejora" se deben gestionar de forma diferente. En este caso, debemos buscar patrones de sugerencia. Es decir, encontrar coincidencias entre todas las sugerencias. Es más efectivo implantar algo que afecta a más usuarios que un pequeño cambio que solo mejorará ligeramente el trabajo de una persona. Si tuviéramos tiempo ilimitado, ejecutaríamos todas las ideas, tareas y sugerencias. Pero, desgraciadamente, este no es el caso.

 

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