Crear un dashboard de resultados (2)

Por: María Pérez

 

Hace ya un mes, publicamos el primer post de esta serie. En él os presentamos los KPIs más importantes para nuestra empresa: las métricas esenciales para alcanzar nuestra meta de los 2 millones de euros antes de 2020. Os animo a que vosotros también hagáis este ejercicio, pues no hay nada más importante que tener claro el camino que te puede llevar al éxito.

 

El primer paso, definición de los KPIs:

 

Simplemente a modo recordatorio, os incluimos un listado con los elementos que queremos controlar a nivel interno:

  1. Evolución del tráfico orgánico
  2. Tasa de conversión del tráfico orgánico
  3. Tasa de conversión del tráfico de pago
  4. Tasa de conversión de posible lead a lead
  5. Facturación media por lead
  6. Evolución del número de proveedores
  7. Evolución de ingresos publicitarios

 

¿Qué importancia tiene cada KPI?

 

Una vez hayáis definido vuestros KPIs, el siguiente punto será concretar el peso relativo de cada uno de ellos. Estos son los dos primeros pasos del método ponderado para la toma de decisiones. Personalmente, soy una fan incondicional de este procedimiento. ¿Por qué? Porque, con él, podemos evaluar distintas alternativas y tomar decisiones mucho más objetivas.

En el caso de nuestro dashboard, el método ponderado nos permitirá comparar la evolución mensual de la empresa, más allá de los valores de facturación. Definamos entonces el peso relativo de cada KPI (el total, deberá sumar “1”). Os incluyo estos datos en una tabla Excel que iremos completando a lo largo del post:

 

 

Como podéis ver, en nuestro caso, hemos dado especial relevancia a 3 elementos, que suman el 70% del valor:

  • El tráfico orgánico, que en total suma 0,25 puntos (estamos considerando tanto el crecimiento como la calidad de este crecimiento con su tasa de conversión).
  • La facturación media por lead, que también suma 0,25 puntos.
  • Y la tasa de conversión de posible lead a lead (0,20 puntos).

 

Internamente, en SoftDoit, apreciamos mejoras considerables en la facturación cuando:

  • Incrementamos los niveles de tráfico, y por lo tanto las conversiones.
  • Sacamos el máximo partido de cada lead. Es decir, cuando los leads son de empresas más grandes y un mayor número de proveedores quiere contactar con ellas.

 

¿Cómo conseguir la puntuación de cada mes?

 

Nuestros siguientes pasos, serán:

  1. Asignar una puntuación común para cada KPI. En el caso de SoftDoit, será del 0 al 10.
  2. Calificar cada valor según la escala diseñada.
  3. Sumar los puntos totales.

 

Imaginemos un mes tipo con las siguientes puntuaciones:

 

 

Una vez hayamos puntuado cada KPI, solo tendremos que multiplicarlo por su valor relativo y sumar el total:

 

 

Durante nuestro primer mes, habríamos conseguido un 5,53. Ahora solo nos faltará llevar a cabo este ejercicio mensualmente para poder comparar su evolución:

 

 

Pero, ¿cómo puedo puntuar objetivamente?

 

Me permito la licencia de dar un paso hacia atrás. Los más exigentes ya habrán pensado que necesitamos pensar el valor que representará un 10 y un cero para cada elemento. Solo así podremos realizar comparaciones veraces.

 

Para definir estos valores tiene que haber un trabajo interno exhaustivo de análisis de datos:

  • Deberemos establecer subobjetivos que nos permitan visualizar la situación idónea de cada KPI. Por ejemplo: ¿cuál es la tasa de conversión máxima viable que podemos alcanzar? ¿Cuál es nuestro objetivo a nivel de tráfico orgánico? ¿9.000 visitas mensuales? ¿O 15.000? ¿Cuánto deberíamos incrementar la facturación por lead?
  • Estas situaciones idóneas serán nuestros “10”. Simplemente tendremos que utilizar reglas de 3 para puntuar los resultados reales.

 

Por ejemplo, si nuestro objetivo a nivel de visitas orgánicas son esas 15.000 visitas mencionadas y, en realidad, hemos conseguido 8.950 > nuestra puntuación será “5,9” para el KPI “evolución del tráfico orgánico”.

 

 

¿Qué nos quedaría?

 

En el próximo artículo, os presentaremos nuestros valores “10” para cada uno de nuestros KPIs, así como una propuesta de visualización del dashboard. Pero también una reflexión sobre cómo conseguir registrar estos datos de forma automática, para eliminar el máximo posible los procesos manuales dentro de la empresa.

Si tenéis dudas y queréis compartirlas con nosotros, estaremos encantados de ayudaros 😊.

 

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